Assistant administratif (H/F/X)

La société

MISSION DU SERVICE :

Le service de l’Économie et du Commerce - Horeca de la commune d’Uccle est un service administratif dédié au soutien des commerçants, indépendants et petites entreprises. En tant qu’interlocuteur privilégié, nous collaborons avec les associations de commerçants pour accompagner leurs initiatives, organisons des actions destinées à dynamiser l’activité commerciale uccloise et gérons les marchés hebdomadaires. Nous sommes également un point de contact où les commerçants locaux peuvent être guidés dans leurs démarches administratives.

À ces missions s’ajoute un rôle spécifique dans le domaine de l’HORECA, qui inclut le suivi de la conformité des établissements et la gestion des occupations de l’espace public.

DESCRIPTION DE FONCTION

Fonction

VOS TÂCHES :

Sous la direction du chef de service, vous assurez le support administratif du service :

• Vous assurez le suivi administratif du service :
  • Gestion des courriers, des mails et des appels
  • Rédaction de rapports
  • Délivrance des attestations
  • Facturation/Gestion des paiements
  • Elaboration des dossiers administratifs (demandes de prime, d’abonnement, d’inscription, etc.)
• Vous organisez des réunions, préparez les ordres du jour, réservez les salles et rédigez les procès-verbaux.
• Vous êtes un contact direct pour les usagers du service (demandes d’information, plaintes, etc.).
• Vous contribuez à la réalisation d’activités en soutien au commerce local (lien avec l’équipe technique, suivi administratif, participation à l’activité, etc.)
• Vous êtes présent plusieurs fois par an dans les quartiers commerçants afin d’y effectuer des relevés et des contrôles administratifs.
• Vous êtes amené à participer à des réunions/activités en soirée et le week-end plusieurs fois par an.

Profil

VOTRE PROFIL :

• Vous êtes titulaire d’un certificat d’enseignement secondaire inférieur ou supérieur, reconnu par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Vous êtes capable de travailler en équipe ;
• Vous êtes rigoureux dans le suivi des dossiers ;
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles, de communication et d’organisation
• Vous êtes organisé. Vous effectuez vos tâches de manière autonome et structurée sous la supervision de votre hiérarchie ;
• Vous êtes rigoureux et proactif dans le suivi des dossiers. Vous respectez les échéances et les priorités ;
• Vous êtes polyvalent ;
• Vous êtes flexible et disponible ;
• Vous maîtrisez la suite Microsoft Office ainsi que les outils informatiques courants, et la maitrise d’un Système d’Informations Géographiques (SIG) est un atout.

Offre

NOTRE ENGAGEMENT :

La Commune d’Uccle mène une gestion active de la diversité en garantissant l'égalité des chances et des genres. Nous sélectionnons les candidats sur base de leurs compétences et ne faisons aucune distinction d’âge, de sexe, d’origine ethnique, de croyance, de handicap ou de nationalité.

Par ailleurs, afin de permettre une lecture plus fluide de cette annonce, le descriptif de fonction a été rédigé à la forme masculine.

NOTRE OFFRE :

• Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable (possibilité par la suite d’un contrat à durée indéterminée) ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux (niveau C1). À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 2.685,29 € pour 5 ans d’expérience et de 3.129,14 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Chèques-repas (8€/jour) ;
• Second pilier de pension ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté du secteur public et du secteur privé pour autant qu’elle soit utile pour la fonction ;
• Cadre de travail agréable et équilibre vie privée/professionnel préservé ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles (37h30/semaine) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Primes vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations ;
• Possibilité de télétravail ;
• Divers avantages dans le cadre du service social du personnel (intervention assurance hospitalisation, …).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.

La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.