Administration and Operations Coordinator

La société

Odontolia est un groupement dentaire belge en pleine croissance qui, en établissant des partenariats basés sur le long terme et en créant un support à valeur ajoutée, accompagne à ce jour plus de 40 cabinets dentaires répartis en Belgique.

Au sein de notre entreprise dynamique, vous assurez un rôle clé dans la gestion administrative, RH, financière et opérationnelle. En tant que Administration and Operations Coordinator vous assurez le suivi administratif de divers dossiers pour les départements RH et Finance, sous la supervision du HR Officer et du Finance & Administration Officer. Vous gérez également de manière autonome la gestion du bureau, prenant en charge l’accueil des visiteurs ainsi que des missions d’intendance, telles que la gestion du courrier, la préparation des salles de réunion et l'approvisionnement en vivres et boissons.

DESCRIPTION DE FONCTION

Fonction

Gestion autonome du bureau :

• Commande et gestion des fournitures bureautiques et vivres et boissons
• Organisation pratique des réunions et suivi logistique : accueil des visiteurs, gestion des salles de réunion, approvisionnement en vivres et boissons.
• Gestion du matériel IT et bureautique : remise et suivi du matériel (IT et autres), gestion des contrats téléphonie en collaboration avec l’IT Manager.
• Gestion des fournisseurs du siège : suivi des contrats de nettoyage et autres contrats divers
• Gestion des e-mails et suivi des demandes administratives.

Support administratif RH :

• Suivi administratif des employés : préparation des divers contrats, avenants et conventions
• Support au recrutement : aide à la rédaction des descriptions de fonction et des fiches de recrutement, ainsi que suivi avec les agences pour les postes au siège.
• Onboardings : élaboration du planning et des documents d’intégration, remise du matériel aux nouveaux arrivants.
• Suivi des affiliations et désaffiliations aux assurances RH : suivi des dossiers DKV (affiliations/désaffiliations), gestion des assurances accident du travail, assurances groupes et des véhicules de société.
• Médecine du travail : planification des visites médicales, suivi des accidents de travail, contact régulier avec le médecin du travail.
• Support au payroll : appui sur des tâches spécifiques telles que l’encodage des prestations, horaires et absences dans la plateforme dédiée et génération des documents sociaux et autres attestations diverses
• Gestion administrative des formations des employés du siège.
• Organisation et suivi des évaluations : mise en place du rétroplanning, envoi des rappels, suivi des deadlines pour les employés du siège.
• Gestion de la flotte de véhicules : commandes et suivi administratif et technique (entretiens, changements de pneus, fin de leasing), gestion des cartes carburant et des bornes électriques sur l’ensemble des sites.

Support administratif Finance & Administration :

• Gestion des affiliations et désaffiliations aux assurances diverses, notamment incendie et exploitation.
• Suivi des demandes et des contrats de leasing, en particulier pour le matériel dentaire et les véhicules.
• Gestion administrative des comptes bancaires et des moyens de paiement : ouverture de comptes pour de nouveaux cabinets et demandes et suivi de solutions de paiement électronique.
• Suivi administratif des loyers des différents cabinets

Profil

Formation requise :

• Formation (ou expérience équivalente) à orientation administrative, juridique ou RH

Connaissances / compétences techniques et/ou spécifiques :

• Expérience de minimum 2 ans dans une fonction similaire
• Maîtrise de la suite Office

Compétences comportementales et/ou relationnelles :

• Vous avez la capacité de travailler de manière autonome et de trouver des solutions créatives orientées vers l'entreprise pour résoudre les problèmes
• Vous êtes flexible et savez gérer les priorités
• Vous êtes organisé et rigoureux, et avez un esprit analytique et critique

• Vous avez le sens de l’initiative et vous êtes à l’écoute des besoins des autres

• Vous êtes orienté client et solutions

Offre

Ce que nous vous proposons :

Nous vous proposons de rejoindre une équipe dynamique au sein d'une entreprise en pleine croissance. En plus de ce job riche et varié, vous bénéficiez d'un contrat à durée indéterminée à temps plein (40h) basé au sein de notre siège régional à Spy, assorti d'un salaire attractif et d'avantages extra-légaux (Notamment : Chèques repas 8€/ jour, Éco-chèques, frais forfaitaires, Voiture de société (Tesla modèle 3), assurance hospitalisation, prime de fin d’année et bonus annuel discrétionnaire, 20 jours légaux + 12 RTT).

Plus que simplement un emploi, vous trouverez chez Odontolia une véritable culture d'entreprise et ADN tournée vers l'humain et l'excellence.

Langues

Connaissances linguistiques :

• Français ou néerlandais en langue maternelle
• Étant une entreprise implantée dans plusieurs régions de Belgique, un bon niveau dans l'autre langue constitue un atout majeur