Gestionnaire du budget et de la logistique

La société

Le service de l’Education est chargé de gérer les écoles communales d’Uccle afin que les élèves et étudiants puissent suivre un enseignement de qualité. Il s’occupe de deux missions indissociables :

• Aspect éducatif : la cellule pédagogique promeut un enseignement de qualité au travers de ses projets éducatif et pédagogique.
• Aspect organisationnel : le service de l’Education s’assure que les écoles disposent des moyens nécessaires (financiers, matériels et techniques) pour fonctionner au mieux. Il assume également la gestion des ressources humaines dédiées aux écoles (recrutement, gestion de carrière, accompagnement des équipes administratives.

DESCRIPTION DE FONCTION

Fonction

En tant qu’Attaché, vous jouerez un rôle clé au sein du service dédié aux écoles communales d’Uccle. Vous serez, sous la responsabilité directe du chef du service, un membre de la cellule de pilotage administratif du service et vous interviendrez directement dans le cadre de la gestion budgétaire et du suivi logistique au bénéfice des écoles communales.

Votre mission principale sera d’assurer la gestion des budgets du service de l’Education pour garantir un fonctionnement cohérent des écoles communales ainsi qu’assurer la coordination du suivi logistique en besoins matériels.

Votre travail sera capital pour améliorer le fonctionnement des écoles communales au bénéfice des élèves qui les fréquentent et des membres du personnel qui y travaillent en veillant à une coordination fluide avec les services de notre Administration, les autres services publics et les prestataires de service.

Environnement de travail :

Vous intégrez une équipe chargée du pilotage des écoles communales d’Uccle constituée du chef de service, du coordinateur scolaire et du directeur de département. Vous travaillez en étroite collaboration sous la responsabilité directe de votre chef de service. Vous assurez le suivi de vos missions en supervisant vos collaborateurs. Vous êtes en contact avec d’autres services communaux et plus spécifiquement le service du receveur communal, le service des Bâtiments communaux et la Cellule des Marchés.

Vous participez activement aux Commissions Paritaires Locales (COPALOC) spécifiques à l’enseignement comme représentant du Pouvoir organisateur avec l’Echevin, le Directeur du département, le chef de service et le coordinateur scolaire.

Gestion budgétaire :

• Vous participez à la planification stratégique des budgets et contribuez, en anticipant les besoins futurs à mettre en œuvre les projets éducatifs des écoles communales sur plusieurs années.
• Vous participez avec l’équipe de pilotage à la gestion et au suivi des budgets. Vous vous assurez que les fonds disponibles soient utilisés de manière optimale pour répondre aux besoins des écoles en évitant le gaspillage et les déséquilibres financiers dans une optique d’optimisation des moyens mis à dispositions.
• Vous assurez le suivi des différents subsides (demande, obtention, utilisation, vérification, ...).
• Vous participez à l’implémentation de nouveaux outils numériques de gestion quotidienne pour les collaborateurs.
• Vous assistez à l’élaboration de certains marchés publics en lien avec nos écoles et en faites rapport et analyse au chef de service, coordinateur scolaire et directeur de Département.
• Vous participez à la rédaction de rapports au Collège des Bourgmestre et Echevins ainsi qu’à l’élaboration du rapport annuel du service, aux différentes enquêtes budget, ...
• En plus de la gestion courante des dossiers, vous serez amené (seul ou en collaboration) à gérer des dossiers ponctuels aux thématiques diverses en lien avec le fonctionnement des écoles.

Gestion de la logistique :

• Vous participez, avec les collaborateurs et l’équipe de pilotage à la gestion des moyens techniques et matériels assurant le bon fonctionnement des écoles comme : l’approvisionnement en consommables, la fourniture et livraison d’équipements divers, le suivi des réparations de matériel, etc.
• Vous participez à l’amélioration des processus logistiques pour gagner en efficacité.
• Vous interagissez avec la cellule des marchés publics pour définir les besoins des écoles et vous participez à la gestion des stocks, au suivi des commandes et à la distribution des fournitures.
• Vous interagissez avec les prestataires de service (réparation de matériel, fournisseur, etc.), le personnel administratif des écoles (directions, secrétaires) et le personnel ouvrier (les régisseurs et les ouvriers attachés à l’Education) pour optimiser les interventions sur le terrain.
• Vous faites le lien entre la logistique, les besoins matériels et le budget.

Profil

• Vous êtes titulaire d’un master à orientation Sciences sociales, économiques, politiques reconnu par la Communauté française ou la Communauté flamande (condition sine qua non de recevabilité) ;
• Vous avez une prédisposition pour les chiffres et possédez un réel intérêt pour la gestion budgétaire ;
• Vous maîtrisez les outils informatiques de gestion mathématique (Excel, etc.) et les applicatifs courants (traitement de texte, messagerie, ...) ;
• Vous êtes à l’écoute et faites preuve d’assertivité ;
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome ;
• Vous faites preuve d’esprit d’initiative et de proactivité ;
• Vous êtes rigoureux, méthodique, vous disposez d’un sens de l’organisation et vous êtes capable de gérer les priorités ;
• Vous disposez d’une aptitude à travailler dans des environnements réglementés avec des procédures strictes ;
• Vous êtes capable de vulgariser des données financières pour des non-spécialistes ;
• Vous êtes flexible et capable de vous adapter à des thématiques variées ;
• Vous êtes capable de gérer des imprévus grâce à une approche calme et structurée en respectant les délais imposés et êtes résistant au stress ;
• Vous faites preuve d’un esprit d’équipe et avez le sens de la collaboration et de l’entraide ;
• Vous communiquez aisément pour collaborer efficacement avec les collègues, les services transversaux et les partenaires externes ;
• Vous avez la capacité à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire et à intégrer des environnements collaboratifs ;
• Connaissance active du français et connaissance élémentaire du néerlandais (éventuellement attestée par un brevet SELOR – communication écrite et orale) ;
• Maîtrise de l’outil informatique courant (traitement de texte, tableur, messagerie électronique, etc.).

Offre

• Contrat à durée déterminée de six mois (possibilité par la suite d’un contrat à durée indéterminée) ;
• Entrée en fonction immédiate ;
• Temps plein (37h30/semaine) ;
• Salaire conforme aux barèmes communaux - (niveau A1 - Attaché).
• À titre indicatif : rémunération mensuelle brute de 4.053,65 € pour 5 ans d’expérience et de 4.719,94 € pour 15 ans d’expérience (moyennant la remise d’attestations probantes) ;
• Prise en compte de l’intégralité de l’ancienneté effectuée dans le secteur public ainsi que dans le secteur privé pour autant que cela puisse être utile à la fonction ;
• Chèques-repas (8€) ;
• Intervention dans un régime complémentaire de pension ;
• Cadre de travail agréable ;
• Mission professionnelle au cœur d’une équipe dynamique ;
• Allocation de fin d’année ;
• Horaires flexibles et équilibre vie privée/vie professionnelle préservé notamment par le biais des congés légaux et extra-légaux (38,5 jours à minima) ;
• Gratuité de l’abonnement STIB ;
• Remboursement des autres frais de transports en commun à hauteur de 80 % ;
• Primes vélo et piéton ;
• Prime de bilinguisme sur base des attestations délivrées par le SELOR ;
• Nombreuses possibilités de formations organisées dans nos locaux pendant les heures (bureautique, langues, bien-être, etc.) ;
• Possibilité de télétravail (structurel et occasionnel) ;
• Intervention dans l’assurance hospitalisation (Ethias).

CONDITION DE RECEVABILITÉ :

Cette fonction vous intéresse ? Remplissez le formulaire de candidature sur notre site internet et joignez-y impérativement les documents suivants :

• Un curriculum vitae
• Une lettre de motivation
• Une copie du (ou des) diplôme(s) requis ou de l’attestation d’équivalence

Pour les diplômes obtenus en dehors de la Belgique, une attestation d'équivalence du diplôme de la Communauté française ou de la Communauté flamande est requise.

Pour plus d’informations :

→ http://www.equivalences.cfwb.be (site de la Communauté française)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (site de la Communauté flamande)

Attention, les candidatures incomplètes qui ne contiennent pas tous les documents requis ne seront pas examinées !

PROCÉDURE DE SÉLECTION :

Une présélection se fera sur base du curriculum vitae, de la lettre de motivation, des conditions requises ainsi que des connaissances et/ou des expériences que les candidats pourront faire valoir.

La procédure de sélection se compose, quant à elle, de quatre étapes au maximum, à savoir :

• Un entretien téléphonique éventuel afin d’évaluer votre motivation et approfondir, le cas échéant, certains aspects de votre CV ;
• Un entretien de sélection avec un comité de recrutement (R.H., expert et management) dans le but d’évaluer les compétences comportementales et techniques des candidats ;
• Selon les besoins de la fonction, une épreuve écrite en vue de vérifier les capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse des candidats précédemment retenus et/ou un inventaire de personnalité au travail en ligne qui permet d’identifier en une vingtaine de minutes le profil de personnalité du candidat, ses conduites professionnelles, ses points forts et ses points faibles.
• La procédure de sélection dure en moyenne deux mois maximum.