Een administratief secretaris (M/V/X)

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

Het centraal secretariaat is verantwoordelijk voor het beheer en de organisatie van de zittingen van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad (opmaak van de agenda, opmaak van de processen-verbaal, opmaak van de registers, enz.) en voor de goede uitvoering van de beslissingen van deze twee vergaderingen (verzending naar de Voogdij, publicatie op de website van de gemeente Ukkel, communicatie van de beslissingen aan de gemeentediensten, organisatie van de zittingen, enz.).

Het is ook belast met de opvolging van de vragen tot toegang tot de administratieve documenten en verschillende wetten, meer bepaald met betrekking tot de administratieve transparantie van de bezoldigingen en voordelen van de openbare mandatarissen.

Functieomschrijving

Functie

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :

• U verzorgt het beheer en de organisatie van de zittingen van het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad via het bijhorende computerprogramma.
• U verzekert de goede uitvoering van de beslissingen van deze twee vergaderingen.
• U verzekert de goede uitvoering van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.
• U adviseert de andere gemeentediensten over praktische kwesties met betrekking tot het beheer van de zittingen van de gemeentelijke vergaderingen.
• U verzorgt de opmaak van het proces-verbaal van de gemeenteraad.
• U verzorgt de publicatie van de agenda van de gemeenteraad, de verklarende nota's, de schriftelijke en mondelinge vragen en de antwoorden erop, ... op de website van de gemeente Ukkel.
• U verzekert de opvolging van de vragen tot toegang tot de administratieve documenten.
• U werkt mee aan de opmaak van de jaarverslagen van het bestuur (activiteiten van het bestuur, transparantie van de bezoldigingen van de openbare mandatarissen, overheidsopdrachten, subsidies, ...).
• U waakt over de opvolging van de aanstelling van de gemeentelijke vertegenwoordigers binnen de gemeentelijke vzw 's en de intercommunales.
• U staat de gemeentesecretaris bij tijdens de zittingen van de gemeenteraad, die een keer per maand 's avonds gehouden worden.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• U bent houder van een bachelor in de rechten of bestuurswetenschappen en/of boekhoudkundige oriëntatie erkend door de Vlaamse of de Franse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• U bent perfect tweetalig (Frans/Nederlands) ;
• Een eerste ervaring in een openbaar ambt is een troef, alsook kennis van de Nieuwe Gemeentewet ;
• U bent nauwgezet in de opvolging van uw dossiers ;
• U leeft termijnen en prioriteiten na ;
• U kunt goed analyseren, initiatief nemen en organiseren ;
• U bent stressbestendig en flexibel ;
• U houdt van verantwoordelijkheid ;
• U bent proactief ;
• U werkt autonoom en kunt goed in teamverband werken ;
• U heeft affiniteit met de analyse van wetteksten ;
• U kunt zeer goed teksten opstellen ;
• U heeft kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (tekstverwerking, spreadsheets, e‑mail, ...) ;
• U bent bereid om de zittingen van de gemeenteraad bij te wonen, die een keer per maand 's avonds gehouden worden.

Aanbod

ONZE VERBINTENIS:

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract van bepaalde duur van 6 maanden - verlengbaar (nadien mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur) - Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau B1). Ter indicatie: bruto maandsalaris van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (met voorlegging van bewijsstukken) ;
• Maaltijdcheques (€ 8/dag) ;
• Tweede pensioenpijler ;
• Er wordt rekening gehouden met uw volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Aangename werkomgeving en goed evenwicht tussen werk en privé ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende werktijd (37,5 uur/week) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Premies voor verplaatsingen per fiets of te voet ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Mogelijkheid tot telewerk ;
• Diverse voordelen in het kader van de sociale dienstverlening voor het personeel (tussenkomst in de hospitalisatieverzekering, ...).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heeft u interesse in deze functie? Vul het kandidatuurformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om uw motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van uw cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (hr, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Afhankelijk van de noden van de functie, een schriftelijke proef om de schrijf-, synthese- en analysevaardigheden van de eerder geselecteerde kandidaten na te gaan en/of een online werkpersoonlijkheidsinventaris waarmee in ongeveer twintig minuten het persoonlijkheidsprofiel, het professionele gedrag en de sterke en zwakke punten van de kandidaat kunnen worden vastgesteld.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.