Administratief secretaris

Bedrijfsdetails

CONTEXT :

De dienst Parking waakt over de naleving van de retributieverordening op het parkeren van voertuigen op het gemeentelijk grondgebied. Hij is belast met het beheer van de inkomsten en uitgaven die gepaard gaan met de activiteiten van de dienst.

Hij bestaat uit verschillende cellen die nauw met elkaar verbonden zijn, waaronder de cel Financiën, die op zoek is naar een medewerker.

Functieomschrijving

Functie

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN :

Binnen de cel Financiën:

• Je beheert de opening en afsluiting van een boekhoudjaar (opmaak van de vorderingsstaten naargelang het type ontvangst, geld, retributies, contante betaling van kaarten, via Bancontact of overschrijving, enz.) ;
• Je spreidt de ontvangsten over de verschillende vorderingsstaten ;
• Je controleert nauwgezet de begrotingsartikels van de dienst, inkomsten en uitgaven ;
• Je stelt de rekeningen en de analytische boekhouding van de dienst op om een percentage van de nettowinst over te dragen aan het Parkeeragentschap ;
• Je beheert de bankrekeningen en waakt over de bestemming van de ontvangsten ;
• Je verzekert de terugbetaling van de onrechtmatig verkregen ontvangsten ;
• Je stelt de financiële verslagen voor het college van burgemeester en schepenen op ;
• Je stelt statistische rapporten op ;
• Je beheert de invordering van de onbetaalde schuldvorderingen (herinneringen, ingebrekestellingen, bevelschriften, deurwaarder en na de deurwaarder) ;
• Je beheert de aanvragen tot betaalfaciliteiten die toegekend zijn aan de schuldenaars (OCMW, schuldbemiddelaars, enz.) ;
• Je volgt de financiële parameters in de verschillende computersystemen op en past ze aan naargelang de wijziging van de gemeentelijke en/of gewestelijke regelgeving op het parkeren;
• Je volgt de invorderingsdocumenten op en past ze aan naargelang deze wijziging ;
• Je bent in staat om ondersteuning te bieden aan je cel, die verantwoordelijk is voor het financieel beheer ;
• Je kan ondersteuning moeten bieden aan de andere cellen van de dienst (afgifte van parkeerkaarten en/of geschillen) ;
• Je werkt mee aan de opmaak van het jaarverslag van de dienst ;
• Je helpt mee aan de invoering van nieuwe computersystemen voor het beheer of de controle van het parkeren ;
• Je werkt mee aan de opmaak en de plaatsing van de overheidsopdrachten in verband met de activiteiten van de dienst (computersystemen en -tools voor het beheer en de controle) ;
• Je controleert de uitgaven en valideert de facturen van de leveranciers ;
• Je helpt mee aan de opmaak van de voorzieningen en aan de begrotingswijzigingen ;
• Je werkt nauw samen met je hiërarchische oversten om je eigen oplossingen te bieden om een goed financieel beheer te verzekeren.

Profiel

GEZOCHT PROFIEL :

• Je bent houder van een bachelordiploma in een economische of financiële richting of van een gelijkwaardig diploma erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap. Opgelet: het diploma is een absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde ;
• Nuttige ervaring in een andere overheid kan een troef zijn ;
• Je hebt affiniteit met cijfers ;
• Je kan goed verbaal en schriftelijk communiceren ;
• Je werkt graag in teamverband ;
• Je kan goed samenwerken en helpt je collega's waar nodig ;
• Je hanteert een goede werkwijze ;
• Je kan organiseren en bent polyvalent ;
• Je kan de opgelegde termijnen zonder problemen naleven ;
• Je beschikt over een actieve kennis van het Frans en basiskennis van het Nederlands, eventueel aangetoond met een Selor-attest (schriftelijke en mondelinge kennis) ;
• Je hebt kennis van frequent gebruikte computertoepassingen (Word, Excel, e‑mail, enz.).

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract met bepaalde duur van zes maanden (hernieuwbaar) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Voltijds (37,5 uur/week) ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau B1 - administratief secretaris). Ter informatie: bruto maandloon van € 3.086,87 voor 5 jaar ervaring en € 3.578,27 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Maaltijdcheques (€ 8) ;
• Tussenkomst in een aanvullend pensioenstelsel ;
• Aangename werkomgeving ;
• Eindejaarstoelage ;
• Glijdende uren (onder voorbehoud dat dit verenigbaar is met de intern georganiseerde opleidingen) en goed evenwicht tussen werk en privé door de wettelijke en extralegale verlofdagen (minstens 38,5 dagen) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de kosten voor het andere openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Mogelijkheid tot (structureel en occasioneel) telewerk, onder voorbehoud dat dit verenigbaar is met de organisatie van de dienst en van de interne opleidingen ;
• Tussenkomst in de hospitalisatieverzekering (Ethias).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.