Personal Assistant voor een advocatenkantoor

Bedrijfsdetails

Arteo is een in Brussel gevestigd onafhankelijk boutique advocatenkantoor dat in 2020 werd opgericht door de leden van de fiscale afdeling van een Belgisch full-service advocatenkantoor.

Onze advocaten behandelen elk domein van het fiscaal recht met expertise en precisie, met één centrale doelstelling: het behalen van een resultaat dat voldoet aan de verwachtingen van onze meest veeleisende cliënten.

Waarom kiezen voor Arteo?

Arteo is een groep van 24 sterke fiscale experten en een support team van 6 personen voor wie het begrip teamwerk cruciaal is. We zijn een relatief klein maar goed op elkaar ingespeeld team van advocaten, en we streven naar kwaliteit eerder dan te zoeken naar volume. We groeien op een organische manier door het verstrekken van diensten op het hoogste niveau, en dat met een vleugje modernisme en innovatie. Wij kennen onze cliënten goed, en staan aan hun zijde kunnen staan bij hun fiscale uitdagingen.

We werken vanuit stijlvolle kantoren in de buurt van de Louizalaan. We zijn een mensgericht bedrijf en we houden rekening met een goede balans tussen werk en privé. Er is flexibiliteit wat betreft werkuren en thuiswerk.

We zijn op zoek naar een ervaren Personal Assistant om onze partners te ondersteunen die graag wil werken in een organisatie waar rechtvaardigheid, respect, vertrouwen, excellentie en loyaliteit belangrijk zijn.

Functieomschrijving

Functie

Wat ga je doen?

Als Personal Assistant heb je een heel afwisselend takenpakket, dat in het bijzonder bestaat uit:

• Agenda management, onthaal van cliënten, beheer van klantenbestanden, post en e-mail en de algemene administratieve en organisatorische opvolging voor enkele partners en advocaten
• Procedurekalender (termijnen voor conclusies, pleitzittingen, enz.) mee beheren en opvolgen
• Mee organiseren van seminaries voor klanten
• Up-to-date houden van onze bibliotheek en online databanken: opvolgen publicaties nieuwe boeken, aankoop en classificatie, documentatie van seminaries catalogeren,
• Voorbereiden en opvolgen van de facturatie

Het team

Als Personal Assistant kom je terecht in ons zeer ervaren en loyaal support team. Je volgt iemand op die met pensioen gaat en waar je nog enkele maanden mee kan samenlopen om alles te leren. Het is een rustig en ervaren team waar je veel van elkaar kan leren en waar je voor elkaar inspringt tijdens vakantieperiodes. Het team is gemengd Franstalig en Nederlandstalig maar in deze functie zal je voornamelijk met Franstalige klanten werken. In de eerste weken zal je kennismaken met iedereen en alles leren over onze systemen en onze processen. Je wordt begeleid door de collega’s tot je de job zelfstandig kan uitvoeren.

Het team rapporteert qua organisatie aan de Office Manager. Elke maandag is er een stafmeeting waar de weekagenda wordt besproken. Inhoudelijk zal je rapporteren aan een tweetal (Franstalige) partners. Zij zoeken een Personal Assistant die klantendossiers op een kwalitatieve manier mee opvolgt, die zeer nauwkeurig kan werken en die zeer sterk is in schriftelijke en mondelinge communicatie.

Profiel

Wie zoeken we?

We zijn op zoek naar ervaren collega die idealiter al wat ervaring heeft in de sector van de advocatuur of consultancy.

• Je spreekt en schrijft vloeiend Frans, met een goede kennis van het Nederlands en het Engels
• Je kan vlot overweg met MS Office (Word, PowerPoint, Excel en Outlook)
• Dankzij jouw goede administratieve en organisatorische vaardigheden, kunnen de advocaten volledig op jou vertrouwen voor de vlotte werking van het secretariaat
• Dankzij je betrouwbare, proactieve en mature houding bied je kwalitatief hoogstaande support aan de partners en de leden van de ploeg
• Je bent stressbestendig en goed in staat prioriteiten te stellen
• Je bent communicatief, werkt uiterst nauwgezet en bent hypergeorganiseerd
• Je kan zowel zelfstandig als in team werken
• Je enthousiasme en positieve attitude werkt aanstekelijk en zorgt voor een fijne sfeer binnen het team

Aanbod

Ons aanbod

Bij Arteo kom je terecht in een fijn team. In ruil voor je inzet kan je rekenen op:

• Een aantrekkelijk salaris
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Maaltijdcheques
• Abonnement telefoon
• Voltijds contract maar 80% is ook een optie
• Werkweek van 38 uur met flexibele uren tussen 8u00 en 18u00
• Je werkt op een toplocatie in Brussel in zeer stijlvolle kantoren, maar met flexibiliteit betreffende thuiswerk in overleg met het team
• Je krijgt de kans om mee een kantoor verder uit te bouwen samen met topexperten in de fiscale wereld en fantastische collega's

De selectieprocedure

Na je sollicitatie nemen we contact op voor een eerste telefonische screening.

Zijn we allebei enthousiast, dan maken we een afspraak voor een interview.

We organiseren een 3-tal gesprekken bij Arteo Law waarbij je kennismaakt met een aantal partners en collega’s van het support team. Hebben we een match, dan ontvang je een concreet voorstel.

Het hele proces kan rond zijn op enkele weken.