Administratief assistent (M/V/X)

Bedrijfsdetails

OPDRACHTEN VAN DE DIENST :

De dienst Economie en Handel - Horeca van de gemeente Ukkel is een administratieve dienst gewijd aan de steun aan handelaars, zelfstandigen en kleine ondernemingen. Als bevoorrecht gesprekspartner werken we samen met de handelaarsverenigingen om hun initiatieven te begeleiden, organiseren we acties om de Ukkelse handelsactiviteit dynamiek te geven en beheren we de wekelijkse markten. We zijn ook een contactpunt waar de lokale handelaars op weg geholpen kunnen worden bij hun administratieve stappen.

Bij deze opdrachten komt een specifieke rol in het domein van de horeca, die de opvolging van de gelijkvormigheid van de vestigingen en het beheer van de bezettingen van de openbare ruimte inhoudt.

Functieomschrijving

Functie

JOUW TAKEN :

Onder leiding van de dienstchef verzorg je de administratieve ondersteuning van de dienst:

• Je verzorgt de administratieve opvolging van de dienst:
  • Brieven, mails en telefonische oproepen beheren
  • Verslagen opstellen
  • Attesten afleveren
  • Facturatie/Betalingen beheren
  • Administratieve dossiers opstellen (aanvraag van een premie, abonnement, inschrijving, enz.)
• Je organiseert vergaderingen, bereidt de agenda voor, reserveert zalen en stelt verslagen op ;
• Je bent een rechtstreekse contactpersoon voor de gebruikers van de dienst (vraag naar informatie, klachten, enz.) ;
• Je werkt mee aan de verwezenlijking van activiteiten ter ondersteuning van de lokale handel (contact met het technisch team, administratieve opvolging, deelname aan de activiteit, enz.);
• Je bent meermaals per jaar aanwezig in de handelswijken om er overzichten op te stellen en administratieve controles te verrichten ;
• Je neemt meermaals per jaar deel aan vergaderingen/activiteiten 's avonds of in het weekend.

Profiel

JOUW PROFIEL :

• Je bent houder van een getuigschrift lager of hoger secundair onderwijs erkend door de Franse of de Vlaamse Gemeenschap (absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde) ;
• Je bent in staat om in teamverband te werken ;
• Je bent nauwgezet in de opvolging van je dossiers ;
• Je kan goed schrijven, communiceren en organiseren ;
• Je bent georganiseerd ;
• Je voert je taken zelfstandig en gestructureerd uit onder toezicht van je overste ;
• Je bent nauwgezet en proactief in de opvolging van je dossiers ;
• Je leeft deadlines en prioriteiten na ;
• Je bent polyvalent ;
• Je bent flexibel en beschikbaar ;
• Je beheerst de Microsoft Office-programma's en de frequent gebruikte computertoepassingen. Kennis van een geografisch informatiesysteem (GIS) is een pluspunt.

Aanbod

ONZE VERBINTENIS :

De gemeente Ukkel voert een actief beheer van de diversiteit en garandeert gelijke kansen en gendergelijkheid. We selecteren de kandidaten op basis van hun competenties en maken geen onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, ras, geloofsovertuiging, handicap of nationaliteit.

Voor een vlottere leesbaarheid van deze vacature werd de functiebeschrijving bovendien opgesteld in de mannelijke vorm.

ONS AANBOD :

• Contract met bepaalde duur van 6 maanden - verlengbaar (mogelijkheid tot contract van onbepaalde duur daarna) ;
• Onmiddellijke indiensttreding ;
• Salaris overeenkomstig de gemeentelijke barema's (niveau C1). Ter informatie: bruto maandloon van € 2.685,29 voor 5 jaar ervaring en € 3.129,14 voor 15 jaar ervaring (mits de nodige bewijsstukken voorgelegd worden) ;
• Maaltijdcheques (€ 8/dag) ;
• Tweede pensioenpijler ;
• Er wordt rekening gehouden met je volledige anciënniteit in de overheidssector en in de privésector voor zover die nuttig kan zijn voor de functie ;
• Aangename werkomgeving en goed evenwicht tussen werk en privé ;
• Eindejaarspremie ;
• Glijdende werktijd (37,5 uur/week) ;
• Gratis MIVB-abonnement ;
• 80 % terugbetaling van de andere kosten voor het openbaar vervoer ;
• Fiets- en voetgangersvergoeding ;
• Taalpremie op basis van een Selor-attest ;
• Talrijke mogelijkheden om opleidingen te volgen ;
• Mogelijkheid tot telewerk ;
• Allerlei sociale voordelen voor het personeel (tussenkomst hospitalisatieverzekering, …).

ONTVANKELIJKHEIDSVOORWAARDE :

Heb je interesse in deze functie? Vul het sollicitatieformulier op onze website in en voeg er de volgende documenten aan toe:

• Een curriculum vitae
• Een motivatiebrief
• Een kopie van het/de vereiste diploma('s) of van het gelijkwaardigheidsattest

Voor diploma's behaald buiten België is een gelijkwaardigheidsattest van het diploma van de Franse Gemeenschap of van de Vlaamse Gemeenschap vereist.

Voor meer info:

→ http://www.equivalences.cfwb.be (website van de Franse Gemeenschap)

→ https://www.naricvlaanderen.be/nl/erkenning-van-een-lerarendiploma-uit-de-eer (website van de Vlaamse Gemeenschap)

Opgelet: onvolledige kandidaturen die niet alle vereiste documenten bevatten worden niet geanalyseerd!

SELECTIEPROCEDURE :

Er vindt een preselectie plaats op basis van het curriculum vitae, de motivatiebrief, de vereiste voorwaarden en de kennis en/of ervaringen die de kandidaten kunnen voorleggen.

De selectieprocedure zelf bestaat uit hoogstens vier fases, meer bepaald:

• Eventueel een telefoongesprek om je motivatie te beoordelen en desgevallend bepaalde aspecten van je cv uit te diepen;
• Een sollicitatiegesprek met een aanwervingscomité (HR, deskundige en management) om de gedrags- en technische competenties van de kandidaten te beoordelen;
• Naargelang de behoeften van de functie een schriftelijke proef om de redactionele, synthese- en analysevaardigheden van de gepreselecteerde kandidaten te controleren en/of een online persoonlijkheidstest op het werk, die het mogelijk maakt in een twintigtal minuten het persoonlijkheidsprofiel van de kandidaat, zijn professioneel gedrag en zijn sterke en zwakke punten te identificeren.

De selectieprocedure duurt gemiddeld hoogstens twee maanden.